Si të lexoni kontatorët e printerit dhe të raportoni konsumin

Raportimi i printerit fillon me një lexim të qartë: cila pajisje u mat, kur u mat dhe çfarë përfaqëson numri. Kontatori total, volumi i periudhës dhe niveli i tonerit janë të dhëna të ndryshme. Një regjistër i thjeshtë, i mbajtur rregullisht, e bën më të lehtë planifikimin e furnizimeve dhe shqyrtimin e një raporti mirëmbajtjeje.

1. Identifikoni pajisjen dhe raportin

Shënoni modelin, numrin serial ose identifikuesin e brendshëm dhe vendndodhjen. Mos u mbështetni vetëm te emri që shfaqet në kompjuter: një emër i njëjtë mund të përdoret pas zëvendësimit të printerit. Hapni raportin e përdorimit nga paneli ose ndërfaqja e administrimit, sipas manualit të modelit. Mos ndryshoni konfigurime për të marrë një lexim.

Për shembull, udhëzuesi zyrtar HP për Laser MFP 300/30000 dallon raportin e kontatorëve për printim, kopjim dhe skanim nga raporti i furnizimeve, i cili përfshin nivelin e vlerësuar të tonerit. Emrat e menyve dhe fushat ndryshojnë sipas modelit.

2. Përdorni të njëjtat fusha çdo herë

Për çdo lexim regjistroni:

• datën dhe identifikuesin e pajisjes;
• emrin e saktë të kontatorit dhe vlerën e tij;
• ndarjen bardhezi/ngjyra, nëse pajisja e ofron;
• nivelin e furnizimeve dhe çdo paralajmërim;
• zëvendësimin e tonerëve ose ndërhyrjet që nga leximi i fundit.

Mbajeni foton ose PDF-në e raportit në një vend me akses të kontrolluar. Raportet e rrjetit mund të përmbajnë adresa IP, emra pajisjesh ose të dhëna konfigurimi që nuk duhen publikuar. Për raportim përdorni fushat e nevojshme, jo dokumente të plota pa arsye.

3. Llogaritni volumin e periudhës

Volumi merret duke zbritur leximin e mëparshëm nga leximi aktual i të njëjtit kontator. Në një shembull ilustrues, 18,450 minus 17,900 jep 550 njësi të atij kontatori. Shënoni intervalin e datave krahas rezultatit. Mos mblidhni automatikisht totalin e përgjithshëm me nënkategoritë: mund të numëroni të njëjtën punë dy herë.

Fleta e letrës, faqja e printuar dhe njësia e faturimit nuk janë domosdoshmërisht njësoj. Para krahasimit me një faturë, lexoni përkufizimin në kontratë për duplex, formatet dhe ngjyrat. Nëse vlera bie pas një zëvendësimi ose ndërhyrjeje, ruani historikun dhe kërkoni sqarim; mos e korrigjoni duke shpikur një numër.

4. Trajtoni nivelin e tonerit si vlerësim

Përqindja e shfaqur nuk është garanci për një numër të caktuar faqesh të ardhshme. Regjistroni datën e vendosjes së furnizimit, kodin e tij dhe kontatorin në atë moment. Krahasoni periudha me punë të ngjashme; ndryshimet në dokumente dhe përdorim mund ta bëjnë një krahasim të drejtpërdrejtë të pasaktë.

Vendosni një ritëm leximi dhe një person përgjegjës. Një raport i dobishëm përmbledh volumin, furnizimet e ndërruara, problemet dhe veprimin e ardhshëm, pa pretenduar se një lexim i vetëm shpjegon çdo ndryshim.

Për vlerësimin e pajisjeve ose mirëmbajtjen shihni shërbimet e printerëve të IT Arena. Për pajisje dhe furnizime konsultoni katalogun dhe konfirmoni modelin, përputhshmërinë dhe kushtet në ofertën aktuale.